黔南州行政执法案卷管理办法

黔南州行政执法案卷管理办法

第一章 总 则

第一条  为加强黔南州行政执法案卷管理工作，根据《中华 人民共和国档案法》《中华人民共和国行政许可法》《中华人民 共和国行政强制法》《中华人民共和国行政处罚法》《国务院办 公厅关于全面推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大 执法决定法制审核制度的指导意见》等规定，结合本州实际，制 定本办法。

第二条  本办法适用于本州各级行政执法部门行政执法案 卷材料的收集、整理、归档、保管、销毁、利用等工作。法律、 法规、规章或者国家部委等文件已有规定的，从其规定。本办法 所称行政执法案卷，是指各级行政执法部门对实施行政检查、行 政处罚、行政许可、行政强制、行政征收、行政给付、行政裁决 等直接影响公民、法人或者其他组织权利和义务的行政执法行为 过程中形成或收集的行政执法文书、证据及其他相关文书材料按 照一定顺序排列归档后的案件档案，包括通过行政执法系统形成 的行政执法电子卷宗。

第三条  已结案的行政执法案件应具备完整、准确、系统的 卷宗，实行一案一卷、统一存放、专人管理原则。

第四条  各级行政执法部门负责本部门行政执法案卷管理 工作，及时对办理行政执法案件过程中形成的、与案件有关的、具有查考利用价值的、各种载体形式的案件文书和材料进行收 集、整理、立卷，明确科（股）室和专人负责,建立本部门收集、 整理、归档、保管、保密、借阅、移交、鉴定、销毁等行政执法 案卷管理制度,保障存放案卷的场所、设施和经费。

第五条  各级档案主管部门、司法行政部门依据各自职责， 对本行政区域内行政执法部门的行政执法案卷管理工作进行指 导、监督。

第六条  各级行政执法部门应当加强行政执法信息化建设， 将行政执法活动纳入行政执法信息化系统，逐步实现行政执法案 件网上办理、行政执法案卷存量数字化和增量电子化管理。

第二章 电子案卷

第七条  对永久保管、30 年保管期限的纸质案卷，应根据 上级主管部门要求积极开展档案数字化管理。

第八条  行政执法部门应保障电子案卷的真实性、完整性、 可用性和安全性。行政执法信息系统形成的案卷可以直接归档。 重要电子案卷应定期进行异地备份保管，保障转化纸质的途径。

第九条  行政执法案卷同时存在电子案卷与纸质案卷的，二 者应当在内容及版面格式上保持一致。

第三章 归档管理

第十条  行政执法案卷的归档、整理、立卷、装订工作由案 件主办人负责，进行联合检查的，由作出决定的机关的案件主办 人负责。

第十一条  行政执法案卷材料收集和整理应当在行政执法 事项办结后 30 日内完成，制作归档材料目录清单后，移交档案 管理人员，及时办理交接手续。正在办理中的行政执法案卷，案 件材料由行政执法机构负责保管；已归档案卷由卷宗管理机构负 责保管。

第十二条  上级主管部门对卷内材料归档的正卷、副卷模板 已作明确规定的，应按照有关规定执行。卷宗原则上实行一案一 卷，材料页码超过 200 页的，可以一案多卷，每卷单独编卷号。 适用简易程序或者文书材料较少的行政执法活动，按类别、时间、 事由等分类整理、归档，可合并多案一卷。案卷目录应当按照卷 内材料排列顺序标明序号和页码，逐份登记，编排于案卷封面之 后。能附卷保存的物证原则上应装订入卷，无法装订的，应当放 入卷底证物袋中，注明证物名称、数量、特征、来源等信息。不 能附卷保存的物证或者照片、录音、录像、电子数据等材料，应 当规范整理后，集中统一管理，并在卷内备考表中注明内容、数 量、时间、地点、责任人及存放地点等信息。

第十三条  行政处罚过程中的投诉举报办理、行政检查、行 政强制措施或者行政强制执行等文书材料，可以归入行政处罚卷 宗，不单独整理。

第十四条  行政执法文书材料应当内容真实、签署完备、印 鉴齐全，任何人不得涂改、伪造、损毁行政执法文书材料。

行政执法案件承办机构、承办人员对行政执法文书材料的完整性、准确性和系统性负责。行政执法文书材料遗漏或者不符合  要求的，应当及时补正。行政执法文书材料原件确实无法入卷的， 可保存复印件、影印件、抄录本，但应加盖“本件与原件相符” 等字样的证明章，注明日期、证据出处，并由提供人、核对人共  同签名。

第十五条  行政执法案卷宜采用软卷皮装订。纸质文书材料 应使用A4 规格纸张，不应有订书针、回形针等异物。纸张过大 的应折叠；纸张过小的、装订部位过窄或有字迹的材料，应加贴 衬纸；纸张破损或褪色的，应当进行修补和复制；对字迹难以辨 认的材料，应附上抄件；若文件材料纸张规格小于 A4 纸的 1/3， 应将原件粘贴于 A4 纸进行装订，并加盖骑缝章。若原件为模糊、 褪色或不符合字迹要求的材料，应予复制，复制件随原件一并归 档。

第十六条  卷内材料装订应符合以下要求：

（一）装订时左边和下边取齐，采用三孔一线的方法在左边 装订，装订要牢固、整齐，不压字迹，便于翻阅。

（二）案卷封面应包含案卷类别、案卷号、案由（事项名称）、 当事人姓名或名称、承办机构、承办人员、收案（受理） 日期、 结案（决定） 日期、归档日期、保管期限等内容。

（三）纸质文书材料宜使用统一页码：

1.卷内文书材料除空白页外，凡载有文字、图表的页面均一 页一码；

2.案卷封面、卷内文件目录、备考表、卷底可不编页码，页 码的位置正面在右上角，反面在左上角；

3.正面难以编码的，可编印在材料背面左上角。

（四）纸质文书材料应使用电脑打印或者用黑色墨水钢笔、 签字笔等符合存档要求的笔墨书写，不应使用铅笔、圆珠笔、复 写纸等不耐久存材料书写。对不利于保存的纸质文书材料，应进 行复制。

（五）案卷背面装订线处用封条封装，并加盖单位公章。

（六）重要外文及少数民族文字材料应附上汉语译文。

（七）行政执法决定作出以后，当事人提起行政复议和行政 诉讼形成的档案，可合并入原卷保管，或另立副卷保管。

（八）与行政处罚相关的行政强制措施材料应并入该行政处 罚文书材料一并装订成卷，与行政处罚相关的行政强制执行文书 材料可一并装订成卷也可单独成卷。

（九）正、副卷可分别装订，内容较少、不具有保密性、内部性的副卷也可附在正卷后装订。正卷是在案件处理过程中形成 的证据材料，可按本办法规定提供外界利用；副卷是承办案件过 程中产生的有关内部工作情况的文书材料，按相关规定进行管 理，一般不对外利用。

第十七条  行政执法案卷涉及国家秘密、商业秘密、个人隐 私的，按照有关法律法规规定管理。

第十八条  入卷材

案卷由封面、卷内目录、文书材料、证据、备考表等组成， 与案件无关或者不具有查考利用价值的证据不应入卷。 以光盘、 U 盘、移动硬盘等作为载体的文书材料，应保证载体的有效性、 可读性。

（一）入卷材料应遵循以下基本排列要求：

1.结论性材料在前，办案客观进程形成的材料在后；

2.文件材料在前，证据材料在后；

3.正文在前，附件在后；

4.原件在前，复印件在后。

（二）行政处罚。行政执法机关按照一般程序实施行政处罚 的，应当自结案之日起 30 个工作日内，将下列行政处罚文书、 证据等其他文书材料立卷归档，归档立卷可采取纸质和电子相结 合的形式。

1.行政处罚决定书；

2.行政处罚文书送达回证；

3.举报（投诉）案件登记表；

4.行政处罚案件立案审批表；

5.询问笔录；

6.现场检查（勘验）笔录；

7.相关证据（书证、物证、视听资料、电子数据的文字说明 或者截图、证人证言等）；

8.责令（限期）改正通知书；

9.整改情况材料；

10.抽样取证审批表；

11.抽样取证通知书；

12.抽样取证物品处理通知书；

13.先行登记保存证据审批表；

14.先行登记保存证据通知书；

15.先行登记保存证据物品处理通知书；

16.查封、扣押等行政强制措施材料；

17.鉴定委托书；

18.鉴定结论；

19.案件调查终结报告；

20.重大行政处罚事项法制审核意见书；

21.重大复杂案件集体讨论笔录；

22.行政处罚审批表；

23.行政处罚事先告知书；

24.行政处罚文书（事先告知书）送达回证；

25. 陈述（ 申辩）笔录；

26.行政处罚听证告知书；

27.行政处罚听证申请书；

28.行政处罚听证通知书；

29.行政处罚听证笔录；

30.行政处罚决定审批表；

31.案件移送函；

32. 当事人延期、分期缴纳罚款申请；

33.行政处罚延期（分期）缴纳罚款审批表；

34.罚没物品处理记录；

35.执行情况相关凭证；

36.行政处罚案件结案审批表；

37.行政执法人员所持《贵州省行政执法证》复印件；

38.关于需送达、告知当事人有关对外文书的送达回执等印 证资料；

39.其他行政处罚文书、证据等材料。

行政执法机关按照简易程序实施行政处罚的，应当自案件办 理完毕之日起 5 个工作日内，将当场行政处罚决定书、证据材料、 执行情况凭证及其他文书材料等按照时间先后顺序进行立卷归 档。行政处罚案件办理完结，是指当事人已履行行政处罚决定、 涉嫌犯罪案件已依法向公安机关移送、有行政强制执行权的行政 执法机关已强制执行完毕、无强制执行权的部门已依法申请人民 法院强制执行等情形。

（三）行政许可。行政执法机关应当自行政许可事项办理完 毕之日起 30 个工作日内，将下列行政许可文书、证据及其他文 书材料立卷归档，归档立卷可采取纸质和电子相结合的形式。

1.准予（不予）行政许可决定书、行政许可不予受理（延续、 不准予延续、变更、不准予变更、撤回、撤销、注销）决定书；

2.行政许可送达（领取）回证；

3.行政许可申请书；

4.行政许可申请材料（含身份证明、授权委托书等）；

5.行政许可申请材料补正告知书；

6.行政许可受理（不予受理）审批表；

7.行政许可受理通知书；

8.行政许可权利告知书；

9. 陈述（ 申辩）笔录；

10.行政许可听证公告；

11.行政许可听证申请书；

12.行政许可听证通知书；

13.行政许可听证笔录；

14.行政许可核查（勘验）笔录；

15.重大行政许可法制审核意见书；

16.行政许可延期决定审批表；

17.行政许可延期决定通知书；

18.行政许可决定（延续、变更、撤回、撤销、注销）审批 表；

19.检验（检测、检疫、鉴定、评审等）委托书；

20.检验（检测、检疫）结果、专家评审（鉴定）意见；

21.行政许可收费凭据；

22.行政执法人员所持《贵州省行政执法证》复印件；

23.需送达或告知当事人的对外文书送达回执； 24.其他行政许可文书、证据等材料。

（四）其他行政执法。行政确认、行政征收、行政给付、行 政裁决、行政奖励、行政检查等执法案卷的立卷归档，可按照时 间先后顺序参照本办法入卷归档管理。

第四章 保管利用

第十九条  行政执法案卷的保管期限按照《中华人民共和国 档案法》等有关法律法规执行。

第二十条  各级行政执法部门应当配置符合安全保管条件 的库房和装具， 以及保存声像等特殊载体案卷资料的专用设备。 在 日常案卷保管工作中，应当严格按照国家规定控制案卷库房温 湿度，采取防火、防盗、防水、防潮、防尘、防高温、防强光及 紫外线照射、防污染和防有害生物（霉、虫、鼠等）等措施，确 保案卷安全，同时延长档案的使用年限，对已破损、霉变、褪色 的档案要及时采取修补、复制等措施，库房内不得存放与案卷无 关的物品。

第二十一条  行政执法决定作出前，案件承办机构应妥善保 管案卷材料。除案件承办人、承办科室负责人、法制审核人员、 部门主要领导及分管领导可查阅外，其他人员非因行政复议、诉 讼、执法检查、案卷评查等工作需要，一般不得查阅或借阅。

第二十二条  制作完成的案卷，经行政执法机构负责人审核 后，应按年度定期移交本单位卷宗管理机构集中统一保管。档号由本单位卷宗管理机构统一编制填写。

第二十三条  对已经归档的行政执法案卷，不得修改案卷内 容，不得私自增加或者抽取案卷文件材料。确需变更、补正或增 加的，应当报部门主要领导同意，并作书面说明。

第二十四条  行政执法案卷信息除法律、法规、规章规定应 当公开的，行政机关可不予公开。因行政复议、诉讼、执法检查、 案卷评查等原因需要利用行政执法案卷的，应当按规定办理查阅 手续，在查阅登记中注明用途，且经行政执法部门分管领导或主 要领导签字同意。本部门工作人员因工作需查阅案卷档案的，可 向负责档案管理的专门机构申请查阅。各级行政执法部门应明确 借阅规定，利用者不得拆卷、抽取文件材料或者涂改、勾划、圈 点、污损案卷，以维护档案的完整，按规定及时将原卷归档保管。

第二十五条  查阅或借阅案卷者应当严格遵守保密制度，保 守国家秘密和行政执法案件当事人的商业秘密、个人隐私。

第二十六条  申请查阅案卷的其他情形，依据《中华人民共和国政府信息公开条例》等有关规定办理。

第五章 鉴定销毁

第二十七条  行政执法部门应根据有关法律法规规定，并结 合部门实际情况对保管期限届满的行政执法案卷进行鉴定销毁。 未经鉴定，不得擅自销毁行政执法案卷。

第二十八条  行政执法案卷鉴定工作由行政执法部门负责 人、案件办理机构负责人、案卷管理人员等组成案卷鉴定小组组织实施，并形成鉴定工作报告。经鉴定仍有保存价值的行政执法 案卷，应当延长保管期限继续保存；经鉴定无保存价值的行政执 法案卷，应当制作销毁清册，提出销毁报告，经行政执法部门主 要负责人批准后进行销毁。

第二十九条  销毁行政执法案卷，应由本机关档案管理机构 和案件办理机构共同派人监销。应当指定两名以上监销人员，监 督销毁案卷的全过程，并在销毁清册上签字。监销人员在销毁案 件档案之前，应认真对照销毁清册进行清查核对，确定无误后方 可销毁。销毁后应在销毁清册上签字或盖章，签署销毁日期，销 毁案件档案的清册和销毁报告应当永久保存。

第六章 附 则

第三十条  违反本办法造成严重后果的，按照有关法律法规 等规定对有关人员进行责任追究。

第三十一条  本办法自修订之日起施行，2023 年 8 月 16  日 印发的《黔南州行政执法案卷管理办法》同时废止。